Многие компании сталкиваются с необходимостью направления сотрудников в другой город или страну с целью решения рабочих вопросов. Целями поездки может быть обсуждение или подписание контракта, посещение семинара или тренинга, поиск новых партнеров и прочее. Если обратиться к официальным терминам, то служебная командировка представляет собой поездку работника, инициированную руководством организации, с целью необходимости выполнения служебного поручения за пределами места постоянной работы.
Командировка за границу отличается более сложной процедурой документального сопровождения. В связи с этим у большинства работников возникает множество вопросов по поводу правильного оформления командировки за границу.
Служебная поездка за границу. Пошаговая инструкция.
Процесс отправки работника за рубеж состоит из следующих этапов:
Определение суммы выплаты командированному сотруднику;
Расчет выплат, включаемых в расчет среднего заработка за все дни служебной поездки;
Расчет суточных;
Подготовка и оформление всех необходимых документов;
Оплата страховых взносов и НДФЛ с суточных, а также стоимости проживания и проезда.
К расходам, необходимым для сопровождения служебной поездки за границу, относятся:
Расходы по проезду на место и обратно;
Расходы по найму жилого помещения (отельного номера или квартиры);
Суточные расходы (связанные с проживанием);
Прочие расходы, произведенные с ведома работодателя.
Оформление командировки за границу. С чего начать?
Начало оформления всей необходимой документации для выезда за границу начинается с официального приглашения иностранного партнера. Этим партнером может быть не только отдельная фирма или компания, но и университет, институт, фонд и даже организационный комитет конференции. В таком специальном приглашении должны в обязательном порядке указываться сроки служебной поездки и финансовые условия. Стоит отметить, что к последним относится оплата проживания и проезда, возмещение медицинской страховки, а также внесение организационного взноса.
Сотруднику, командируемому за границу по приглашению зарубежного партнера, необходимо оформить служебную записку. Служебная записка относится к документам установленного образца и оформляется на имя директора компании. Помимо этого, командированному работнику необходимо согласовать все финансовые условия командировки в плановом отделе с последующим предоставлением отчетных документов в отдел международных связей. Параллельно необходимо оформить командировочное задание установленного образца, прикрепив к нему переведенные на русский язык копии приглашения.
Как оформить командировку за границу: необходимые документы
Почти каждый год меняются требования к правильному оформлению служебных поездок, в том числе и зарубежных. Для составления командировки в 2014 году, необходимо ознакомиться со следующим перечнем документов:
Служебное задание, составленное по форме N Т-10а;
Приказ о направлении в командировку,составленный по форме N Т-9 (N Т-9а);
Командировочное удостоверение, составленное по форме N Т-10.
Важно заметить, что командировочное удостоверение не выдается в том случае, если работник отправляется в служебную поездку в страну, пересечение границ которых нуждается в особой пометке в паспорте. Если же служебная поездка осуществляется в страны СНГ, то оформление командировочного удостоверения является обязательным. Во время служебной поездки за рубеж необходимо сделать в специальном журнале запись о днях нахождения сотрудника в командировке. А именно обозначить цифровым кодом «06» или буквенным кодом «К» в табеле учета рабочего времени.
Не менее сложной задачей является документальное оформление результатов заграничной командировки. Так, по возвращении из служебной поездки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней предоставить следующие документы:
Отчет о выполненном служебном задании, составленный по форме N Т-10а, раздел 12;
Авансовый отчет о сумме, потраченной во время отъезда, составленный по форме N АО-1.
При этом к авансовому отчету в обязательном порядке необходимо прикрепить:
Документы, подтверждающие расходы (проездные документы, квитанции, посадочный талон, кассовые и товарные чеки, БСО);
Командировочное удостоверение с проставленными отметками о прибытии и выбытии из места командировки;
Копии страниц загранпаспорта с наличием отметок о пересечении границ.
Также необходимым условием отчетности для командируемых сотрудников является предоставление трех экземпляров «Отчета о результатах поездки» в отдел международных связей.
Командировка за рубеж и связанные с ней расходы.
Кроме основных расходов, связанных с зарубежной командировкой, компания может возместить сотруднику и множество других затрат. К таким расходам относятся:
Расходы, связанные с оформлением медицинской страховки (без этого документа иностранцы не допускаются в ряд стран);
Расходы на проведение телефонных переговоров;
Расходы, связанные с обменом чеков на наличную валюту в банковских учреждениях;
Расходы по перевозке багажа (но только весом до 30-ти килограмм);
Расходы, связанные с оформлением заграничного паспорта и визы.
Со дня пересечения границы РФ, суточные насчитываются согласно установленной норме выплаты в той стране, в которой находится сотрудник. Со дня пересечения работником государственной границы суточные будут уже рассчитываться согласно норме, установленной в пределах нашего государства.
Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Командировка за границу: основные расходы
Суточные при командировке за границу
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Расходы на проезд
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
Расходы на проживание
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Расходы на получение визы
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Прочие расходы на зарубежную командировку
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять . Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
Законодательство устанавливает обязанность руководства хозяйствующего субъекта при отправлении сотрудника в служебную поездку компенсировать утвержденные расходы, которые должны быть документально подтверждены. Однако, также работнику положены суточные в командировке, которые выдаются за каждый день нахождения в поездке.
Суточные командировочные - это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.
Эти денежные средства выдаются работнику перед самой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.
Если на предприятии применяется , то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.
Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.
Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.
Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.
Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.
Важные изменения в 2017 году
В 2017 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.
Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.
Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.
Внимание! С 2017 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.
Суточные при командировках по России
Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в определен разъездной характер работы.
Размер суточных – нормы по России
Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в , или другом компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.
Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.
Однодневная командировка
Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что должно сопровождаться выплатой суточных.
Их размер также определяется локальными актами фирмы, и действует норматив в размере 700 рублей при налогообложении НДФЛ и страховыми взносами.
При разъездной работе
Разъездной характер работы сотрудников должен сопровождаться выплатой компенсации произведенных работником дополнительных расходов, то есть суточных.
Однако, работодатель, должен быть готов, что ему придется подтверждать разъездной характер такими документами как трудовой договор с работником, в котором обязательно данное условие должно быть указано, отчеты сотрудника о служебных поездках и т. д.
Нормативные акты предприятия определяют размер суточных, полагающиеся в этом случае работнику. При этом лимит в 700 рублей здесь также должен учитываться.
Суточные при командировке за границу
Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.
Нормы выплат при поезде за границу
Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.
Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.
Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.
В какой валюте выплачивать?
При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.
Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия - в рублях.
Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.
Порядок выплаты
Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.
Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.
Как учесть разницу курса
Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.
Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.
Сотрудник купил валюту в поездке
Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.
Особенности поездок в страны СНГ
При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.
Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.
Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.
Что если сотрудник заболел в командировке
Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.
Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.
Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение - за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.
Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.
Внимание! Чтобы подтвердить факт болезни за рубежом, необходимо произвести нотариальный перевод документа с иностранного языка, и заверить его в консульстве той страны, где был оформлен оригинал.
На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.
Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал
При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.
Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.
Первый способ - две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – , командировочное удостоверение, (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.
Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате - поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.
Второй способ - объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.
Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.
Как отчитаться по поездке
С 2015 года законом было разрешено не оформлять . В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.
Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.
С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.
Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.
А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит - уже его личное дело.
Оплачиваются ли выходные дни?
Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.
Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).
Оплату за выходной день необходимо произвести, если:
- Выполнял порученную работу;
- В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
- Находился в дороге.
При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.
Внимание! Локальными актами фирмы, коллективным либо трудовым соглашением могут устанавливаться другие нормы оплаты , однако они не могут быть меньше, чем устанавливает ТК РФ.
Сотрудник вернулся после 24.00
Согласно положение о командировках №749, дни поездки за границу необходимо разделить на промежутки, с целью правильного расчета суточных.
При этом:
- День выезда из страны должен включаться во время нахождения за границей;
- День прибытия в страну должен включаться в период нахождения в России.
Точная дата определяется согласно штампу, проставленному на паспортном контроле.
Если самолет прилетел до 24:00, и в это же время был пройден паспортный контроль - датой прибытия в страну считается текущий день, и за него выплачиваются суточные по России.
Если самолет прилетел до 24:00, но таможенный контроль пройдет после 24:00 - датой пересечения границы будет считаться следующий день (в аэропорту границей считается таможенная зона). Таким образом за день прилета выплачиваются суточные в норме иностранной поездки, а за день пересечения границы - в норме поездки по России.
Внимание! Если самолет прилетел после 24:00, и в это же время был пройден контроль на таможне - день прилета и прохождения считаются днем нахождения в России, за этот день выплачиваются суточные по нормам поездок внутри страны.
Из этого правила есть исключение - при перемещении между странами СНГ штамп в паспорте не ставится. Даты выезда из страны и возвращения будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении или датах на проездных документах. В этом случае всегда суточные за дату отъезда будут выплачиваться по норме заграничной поездки, а за дату возвращения - по норме поездок внутри страны.
Налогообложение суточных
Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:
- 700 рублей за сутки - для командировок внутри России;
- 2500 рублей за сутки - для поездок в другие государства.
Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.
Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах и 6-НДФЛ.
С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.
Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.
Что касается учета трат сотрудников, отправленных в рабочую поездку , то для того, чтобы такие расходы принять к учету в целях налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (ст. 252 НК РФ). Это первый факт, о котором ни в коем случае не нужно забывать. Удивительно, но несмотря на то, что эта истина повторяется из уст в уста, на практике не так часто встретишь компанию, у которой все «командировочные» документы в идеальном порядке.
Личная карта
Компания перечисляет аванс на командировочные расходы своему сотруднику на его банковскую карту в рублях. Сотрудник оплачивает этой картой в том числе расходы в командировках за границей. В этом случае Минфин считает, что расходы следует определять исходя из потраченной суммы согласно первичным документам по обменному курсу, установленному банком на дату списания средств (письма от 22 января 2016 г. № 03-03-06/1/2318, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Документом, подтверждающим курс, может быть выписка с карточного счета сотрудника, где будет виден курс списания, такая выписка должна быть заверена банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749).
В иностранной валюте
Вопросы часто возникают по учету расходов в иностранной валюте. На самом деле здесь все достаточно просто. Если сотрудник приложил к авансовому отчету по загранкомандировке документ, который подтверждает курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке), то валютные расходы пересчитываются в рубли по курсу, указанному в этой бумаге (письма Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059, от 17 июля 2015 г. № 03-03-06/41128). Если такого документа нет, то расходы, понесенные в иностранной валюте, надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ РФ: в части средств, выданных авансом сотруднику под отчет перед командировкой, – на дату выдачи аванса (письмо Минфина от 21 января 2016 г. № 03-03-06/1/2059); в части, не покрытой авансом (то есть в сумме перерасхода), – на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке (письмо Минфина от 6 июня 2011 г. № 03-03-06/1/324).
Иностранные налоги
Зачастую сотрудники прикладывают к авансовым отчетам по заграничным командировкам оправдательные документы, где отдельной строкой выделены иностранные налоги. Согласно позиции Минфина и ФНС, статья 270 НК РФ содержит закрытый перечень неучитываемых трат, иностранные налоги там не указаны. В связи с этим налоги, уплаченные за рубежом, можно учесть в целях налогообложения прибыли на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Приезд иностранца в РФ
И немного о приглашенных в Россию для переговоров иностранцах. Миграционный учет в России регламентирует Федеральный закон от 18 июля 2006 года № 109-ФЗ. Для того чтобы иностранец приехал в российскую компанию в командировку, фирма должна его пригласить . Как правило, для деловых визитов оформляется деловая виза. Существует несколько типов и разновидностей деловых виз. Виза выдается на 90 дней с возможностью однократного или двукратного въезда либо сроком до 12 месяцев (мультивиза).
Обратите внимание
То, что командировка не состоялась, не говорит о том, что расходы на покупку билета можно считать необоснованными. Ситуация спорная, я думаю, что стоимость невозвратного авиабилета можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль.
После пересечения границы России иностранец должен встать на миграционный учет в течение семи дней. Для граждан некоторых стран установлены иные сроки, например, 30 дней для резидентов Белоруссии, 15 дней для граждан Таджикистана. Если иностранец поселился в гостинице, то гостиница поставит его на учет. Если вы решили поселить командированного иностранца в корпоративной квартире, то обязанность по регистрации будет лежать на компании.
Что касается оформления командировочных расходов, то тут будут действовать законы той страны, откуда приехал иностранец. Российская сторона ничего оформлять не обязана. Встречаются случаи, когда российская сторона оплачивает часть расходов на проживание командированного иностранца. В таком случае компания может перевыставить эти расходы иностранной организации, если у них заключен договор и такая возможность в нем предусмотрена. Если такой возможности нет, то расходы нельзя будет учесть в целях налогообложения прибыли, так как между вашей компанией и иностранцем отсутствуют трудовые отношения. Пребывание иностранца в России сроком более 90 дней в течение 12 месяцев может быть обусловлено только трудовыми отношениями.
