Оперативный учет может основываться на цифровых показателях, переданных в устной форме по телефону, статистика и социология - на оценочных данных, полученных в ходе неформальных анонимных опросов и интервью, а бухгалтерский и налоговый учет всегда строго документальны Стоит отметить, что поскольку первичные учетные документы являются основанием для признания расходов в бухгалтерском и налоговом учете, российским законодательством помимо обязанности хранения документов предусмотрена ответственность за отсутствие первичных документов. НК РФ установлена ответственность налогоплательщика за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов понимается отсутствие первичных документов или регистров бухгалтерского учета. За подобные промахи организации должны уплачивать штрафы от 5000 руб. до 10% неуплаченного в бюджет налога. Кроме того, за утрату бухгалтерских документов предусмотрена ответственность не только организации, но и ее должностных лиц. Нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере нескольких тысяч рублей. В данном случае должностными лицами, подлежащими штрафу, могут быть: генеральный директор, бухгалтер, другое лицо, на которое возложена ответственность за обеспечение сохранности документов. Должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности за непредставление бухгалтерских документов. Ответственность несут те лица, которые не предоставили обязательные документы в налоговые органы, что повлекло неуплату налога в крупном или особо крупном размере. Однако в этом случае уголовная ответственность наступает, если будет доказано, что налогоплательщик совершил данные деяния умышленно с целью уклонения от уплаты налогов. Ответственность за некорректное оформление бухгалтерской отчетности несут руководители организации не только в России, но и в любом государстве мира, вспомним хотя бы нашумевшую историю начала 2000-х с компанией Enron и исчезнувшей аудиторской компанией Arthur Andersen.

Распорядительные документы и первичные документы бухгалтерского учета Распорядительные документы - это документы, которые содержат распоряжение о выполнении той либо иной хозяйственной операции. Наиболее характерные примеры - различного рода приказы, доверенности, договоры и контракты.

Все они не содержат фактов совершения хозяйственных операций, поэтому не могут использоваться в качестве документального подтверждения операций и не являются основанием для отражения их в учете, но в большинстве случаев распорядительные документы служат основанием для составления первичных учетных документов. Иначе говоря, во многих ситуациях законодательно запрещено формировать первичные документы без наличия соответствующего распорядительного документа. Чтобы было понятнее, приведу несколько наиболее характерных примеров. Например, сотруднику организации выдается доверенность на получение товарно-материальных ценностей у поставщика. Сама доверенность не является первичным учетным документом, но на ее основании можно составить товарно-транспортную либо товарную накладную, по которой сотрудник и получит причитающиеся товарно-материальные ценности. Если же доверенность выдается сотруднику организации для получения денежных средств, то на ее основании будет составлен другой первичный документ - расходный кассовый ордер. На основании такого распорядительного документа, как контракт или договор, можно сформировать целый ряд первичных документов: товарно-сопроводительный документ на отгрузку товарно-материальных ценностей, платежный документ на оплату полученных ценностей, акт выполненных работ (оказание услуг) и т.д., в зависимости от конкретной ситуации. Очевидно, что поставлять товарно-материальные ценности либо производить предоплату без предварительно составленного договора (контракта) никто не будет, поэтому и соответствующие первичные учетные документы формироваться не будут.

316 Возмездные и безвозмездные договоры

Важнейшими для бухгалтерского учета положениями, касающимися договорных отношений организаций, являются нормы ГК РФ о возмездных и безвозмездных договорах и о цене договора, которые влияют как на методологию бухгалтерского учета, так и на налоговые обязательства организации. Договор, по которому сторона должна получить плату или иное встречное предоставление за исполнение своих обязанностей, является возмездным; договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления, признается безвозмездным. В практической деятельности преобладают возмездные договоры.

Характерной чертой возмездного договора является то, что сторона, исполняющая свои обязанности, должна получить за это от другой стороны плату или иное встречное предоставление. То есть суть обязательства, возникающего из возмездного договора, заключается в том, что каждая из сторон по договору имеет право требования к другой стороне, но одновременно несет перед ней и определенные обязанности. При этом каждая из сторон является должником другой стороны в том, что она обязана сделать в

ее пользу, и в это же время ее кредитором в том, что имеет право от нее требовать. В случаях, когда в возмездном договоре цена не предусмотрена и не может быть определена исходя из условий договора, исполнение договора должно быть оплачено по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары, работы или услуги. Данное правило основано на соответствующем положении, содержащемся в Венской конвенции ООН о договорах международной купли-продажи товаров, и соответствует международной практике.

Мы объясняем, какие негативные последствия грозят организации и ее должностным лицам за утрату кадровых и бухгалтерских / налоговых документов, причем не только с позиции буквы закона, но и с учетом практики его применения. Даются конкретные рекомендации по восстановлению утраченных документов.

Если утрачена кадровая документация

Д ействующее законодательство требует от работодателя хранить достаточно большое количество документов, относящихся к трудовой деятельности сотрудников. Это как документы, генерируемые самой организацией (личные карточки, приказы, должностные инструкции и т.п.), так и документы, передаваемые работодателю сотрудником при заключении трудового договора. Прежде всего речь идет о трудовой книжке. Каждый документ важен, и любой из них может сыграть значительную роль в последующей жизни работника

Именно поэтому законодатель установил обязанность по хранению документов для индивидуальных предпринимателей и организаций, вне зависимости от организационно-правовых форм и форм собственности в течение . Обязательные сроки хранения для многих кадровых документов . Так, личные дела и документы, в них входящие (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.), на простых сотрудников должны храниться 75 лет, а на руководителей и сотрудников, имеющих государственные и иные звания, премии и награды, ученые степени и звания, - постоянно. Подлинные личные документы, переданные работником, должны храниться в организации до востребования, а те, что не были востребованы, не менее 50 лет.

При утрате документов работодателем негативные последствия наступают прежде всего для работников . Причем эти последствия могут проявиться как сразу (например, при утрате трудовой книжки будет технически сложно подтвердить непрерывный трудовой стаж при начислении пособия по временной нетрудоспособности), так и через очень отдаленный промежуток времени, ведь несмотря на переход пенсионной системы на страховые рельсы, при назначении пенсий работников все еще используются данные о стаже, содержащиеся. Кроме того, при назначении «горячих» пенсий Пенсионный фонд может потребовать предоставить дополнительные подтверждения от работодателя (данные аттестации рабочего места, производственные регламенты и т.п.). Таким образом, последствия для работника ясны и явно негативны

Последствия для работодателя прослеживаются не так четко.

Например, работодатель в соответствии с действующим законодательством обязан обеспечить . При этом в обязательном порядке назначается ответственное лицо из числа сотрудников фирмы, при отсутствии приказа данная ответственность полностью находится на плечах единоличного исполнительного органа организации. Как следует из действующего законодательства, такое лицо и несет ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Причем данная ответственность не отличается особой жесткостью. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей.

Кроме того, действующее законодательство устанавливает ответственность для должностных лиц организации, допустивших нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Такое должностное лицо может быть привлечено к ответственности в форме штрафа .

Но здесь стоит отметить, что для коммерческих организаций сама ситуация, когда данный вид ответственности может быть применен, возникает при подготовке и подаче документации в архивы, а здесь имеют место существенные пробелы как в законодательстве, так и в практике его правоприменения. В результате 99,9% подобных нарушений оказываются необнаруженными. Материальную ответственность работодатель в этом случае несет в общем порядке, определенном 37 и 38 главами Трудового кодекса РФ. Возмещению подлежит причиненный ущерб в полном объеме. На практике это означает возмещение стоимости бланка трудовой книжки и расходов на сбор справок из других организаций или архивов. Работник, кроме этого, может потребовать возмещение морального вреда, размер которого в наших судах очень редко превышает сумму в 10 000 рублей.

Стоит отметить, что отдельные «независимые исследователи» заявляют о возможности привлечения руководителей организации при утрате трудовых книжек к уголовной ответственности в рамках ст. 140 Уголовного кодекса РФ «Отказ в предоставлении гражданину информации», но данное мнение представляется как минимум спорным. Состав 140 статьи УК РФ подразумевает отказ предоставить информацию или документы при фактической возможности их предоставления. В случае же с утратой данных документов должностное лицо лишено такой возможности.

Действующее законодательство не устанавливает требований к порядку восстановления документов , утраченных по вине работодателя.

Вместе с тем законодатель регулирует порядок восстановления трудового стажа , по сути, особый порядок восстановления трудовых книжек (выдачи дубликатов) в случае если их массовая утрата произошла в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В соответствии с п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Правила № 225) трудовой стаж определяется специальной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.). В случае отсутствия документов - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия должна принять меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании данного акта работодатель должен оформлять дубликаты трудовых книжек.

Стоит отметить, что создание подобных комиссий - событие чрезвычайно редкое, прежде всего в силу своей трудоемкости и отсутствия детализированного нормативного регулирования. Поэтому в случае утраты трудовой книжки работодателем, как правило, действуют по аналогии с предусмотренным Правилами № 225 порядком в связи с утратой трудовой книжки по вине работника и выдают дубликаты, основываясь на имеющихся у работодателя данных о предыдущих местах работы данного сотрудника. При этом общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. После этого общий (непрерывный трудовой стаж) следует записать по отдельным периодам работы у предыдущих работодателей (см. Пример 1).

Если же по вине работодателя трудовая книжка пришла в негодность (обожжена, испачкана, порвана и т.п.), но часть записей в ней читается, то при выдаче дубликата руководствуются положениями п. 33 Постановления. И в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в ней записи, которые можно прочесть.

Пример 1

Свернуть Показать

Чем чревата для работодателя утрата иных документов, помимо трудовой книжки?

Во-первых, это сложности с зачетом выплаченных пособий по временной нетрудоспособности. Документы, на основании которых производятся расчеты, утрачены, а с учетом сложившейся практики, когда налогоплательщик всегда виноват, результат более чем прогнозируем.

Во-вторых, серьезные проблемы могут возникнуть и при судебных спорах с работниками, при утрате экземпляров документов с их подписями. А неознакомление работника с документом (например, с Положением о коммерческой тайне) в большинстве случаев лишает работодателя возможности на него ссылаться.

В-третьих, в случае проведения проверки органами трудовой инспекции отсутствие необходимых документов может привести к привлечению организации к административной ответственности в рамках все той же ст. 5.27 КоАП РФ. Для организации ответственность в рамках данной статьи составляет штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Теоретически возможно и административное приостановление деятельности, но к данной мере прибегают достаточно осторожно и, как правило, ее применение обусловлено наличием риска наступления серьезных негативных последствий. Например, нарушения в сфере охраны труда создают угрозу здоровью или жизни работников организации или третьих лиц.

Восстановление документов, образующихся в рамках трудовых отношений, - более чем хлопотный процесс, поскольку он происходит в два этапа.

Этап первый - это восстановление содержания утраченных документов. Самый простой вариант, когда сохранились их копии или проекты. Сейчас, при повсеместном распространении персональных компьютеров, в большинстве случаев у непосредственных исполнителей или у сотрудников, согласующих документ, остаются электронные копии документов, что в значительной степени упрощает задачу. Немного сложнее, если копий самих документов нет, но есть те документы, на основании которых они были составлены. Правда, таким образом можно восстановить далеко не все. Так, можно заново заполнить карточку личного учета, но воспроизвести дословно положение об оплате труда персонала даже теоретически невозможно.

Второй этап - это сбор подписей тех сотрудников, которые должны были быть ознакомлены с данным документом. Этот этап может оказаться намного более сложным, чем первый, и может потребовать от сотрудников, которым поставлена данная задача, достаточно много такта в общении. В целом стоит отметить, что восстановление кадровых документов - процесс трудоемкий и не всегда приводящий к нужному результату.

Пример 2

Свернуть Показать

Рассмотрим пример с положением о премировании. Утрата оригинала серьезно затруднит для организации процесс доказывания оснований по снижению размера выплат в суде, в части произведенной с момента издания данного локального нормативного акта до момента ознакомления работника с восстановленным экземпляром. Доказывать идентичность текстов придется с помощью:

косвенных доказательств (идентичные выплаты при одинаковых плановых показателях и т.п.) и
свидетельских показаний.

При этом нельзя гарантировать, что суд оценит их так, как хотелось бы работодателю.

Если утрачены документы бухгалтерского и налогового учета

Наиболее неблагоприятна для организации утрата первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Причем даже не столько из-за объемов ответственности, сколько из-за высокой вероятности, что данная ответственность наступит . Конфликты с работником всегда можно погасить, не доводя дело до суда или до проверки трудовой инспекции, а вот «конфликт» с налоговой инспекцией заведомо ведет к плачевным результатам

Основной обязанностью любого налогоплательщика является обеспечение полноты и достоверности данных налогового и бухгалтерского учета. А поскольку учет производится на основе определенных документов, именно их сохранность и обеспечивает выполнение данной обязанности. В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет . При этом ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Кроме того, согласно пп. 8 п.1 ст. 23 Налогового кодекса РФ организацияналогоплательщик обязана в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов. Отсутствие данных документов может повлечь достаточно серьезные последствия

Во-первых, статьей 120 НК РФ предусмотрена ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения . Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей Налогового кодекса понимается в том числе и отсутствие первичных документов. При этом санкции, предусмотренные данной статьей, могут быть достаточно серьезными. Так, при утрате документов за 1 налоговый период грозит штраф в размере 5 000 руб лей, если за два и более периода, то штраф составит уже 15 000 рублей. В том же случае, если утрата документов привела к занижению налоговой базы (или так показалось налоговому инспектору), то штраф составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Возможно также привлечение к ответственности по статье 122 НК РФ за неуплату или неполную уплату налогов (штраф в размере 20% от неуплаченной суммы, а при наличии умысла - в размере 40%).

Стоит отметить, что в данном случае штрафы, исчисляемые в процентах от суммы неуплаченного налога, . То есть если налоговый инспектор выставляет организации требование о выплате штрафа в размере 10% по ст. 120 НК РФ, то он не может привлечь фирму к ответственности по ст. 122 НК РФ, и наоборот.

Кроме того, налоговики могут попытаться привлечь организацию по статье 126 НК РФ за непредставление по требованию налогового органа документов (50 рублей за каждый непредставленный документ). Подобные действия , поскольку с формальной точки зрения ответственность в данном случае наступает при отказе предоставить документы, имеющиеся у организации в наличии, но несмотря на это, практика привлечения к ответственности по данному основанию распространена достаточно широко.

Во-вторых, статьей 15.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность должностного лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета (руководителя организации, главного бухгалтера), за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских и учетных документов , - влечет наложение административного штрафа в размере от 2 000 до 3 000 рублей.

В-третьих, существует возможность применения в отношении организации подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ . Согласно данной норме налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках, в случае отсутствия учета доходов и расходов или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги . Данная норма, направленная на борьбу с недобросовестными налогоплательщиками, может серьезно «попортить кровь» и добропорядочным предпринимателям. Как правило, налоговыми органами в рамках аналогии берутся организации аналогичного профиля деятельности с приблизительно тем же количеством персонала.

В-четвертых, в соответствии с пунктом 1 статьи 169 НК РФ счет-фактура является единственным документом, служащим основанием для принятия покупателем налога на добавленную стоимость (НДС) к вычету. Отсутствие данного документа при обнаружении этого налоговыми органами автоматически ведет к пересчету НДС, требованию о выплате пени и привлечению организации к ответственности. Соответственно, отсутствие счета-фактуры ведет к автоматическому отказу в зачете уплаченной суммы НДС, а также штрафам и пени.

Все это может превратить утрату бухгалтерской и налоговой документации в серьезную проблему, способную поставить организацию на грань банкротства. Как можно минимизировать возникающие риски?

При утрате бухгалтерских документов в организации необходимо решить две задачи:

первая - восстановление документации,
вторая - минимизация налоговых последствий, к которым может привести ее отсутствие.

Безусловно, если удается полностью восстановить документы, это сведет неблагоприятные налоговые последствия практически к нулю, но, к сожалению, такое не всегда возможно. Во всех случаях на первом этапе необходимо:

определить причину утраты документов, а также
какая именно документация была утрачена.

В соответствии с в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели (см. Пример 3). Положением также рекомендуется в зависимости от причины утраты документов в комиссию приглашать представителей следственных органов или государственного .На комиссию также можно возложить определение того, какие документы были утрачены, и оценку возможности их восстановления. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В акте прежде всего должны быть указаны причины утраты документации. При этом они должны быть документально подтверждены:

если документация уничтожена пожаром, то факт пожара подтверждается справкой органов противопожарной службы;
если имело место иное стихийное бедствие (наводнение или ураган), то этот факт подтверждается специалистами МЧС;
аварии, связанные с коммунальными сетями (затопление помещения), подтверждаются соответствующими эксплуатирующими организациями;
кражи - органами внутренних дел.

При этом необходимо четко понимать, что от причины утраты документов зависит возможность и размер тех штрафных санкций, которые может применить налоговая инспекция. Точнее, не столько от причины, сколько от наличия или отсутствия вины налогоплательщика . При возникновении спора с налоговой инспекцией именно это будет играть решающую роль. Недостаточно, например, доказать факт возникновения пожара, необходимо, чтобы в документах была зафиксирована «правильная» причина возгорания. В противном случае вполне вероятна ситуация, когда суд укажет, что «одновременное размещение в помещении кладовой, имеющей старую электропроводку, с протекающей крышей, всех документов, в том числе тех, по которым не подготовлена бухгалтерская и налоговая отчетность… как на бумажных, так и на электронных носителях… позволяет утверждать, что должностные лица организации должны были и могли осознавать вероятность их утраты . Схожая формулировка может прозвучать и в отношении «незакрытого крана». Фактически только отсутствие вины организации, правильно зафиксированное документами, поможет существенно уменьшить, а то и полностью избежать штрафных санкций. Стоит заметить, что речь идет именно о штрафах. Выплата недоимки по налогам формой ответственности налогоплательщика не является - ее в любом случае придется уплатить.

Пример 3

Свернуть Показать

После установления причины утраты документов и ее фиксации необходимо приступить к их восстановлению. Для бухгалтерского и налогового учета не имеет значения, подтверждена хозяйственная операция «оригинальным» документом или его дубликатом, главное - его соответствие установленным законом требованиям. Очень многое зависит от объема утраченного.

Если пострадала только часть первичной документации, но при этом уцелела в электронном виде информация из регистров бухгалтерского учета, то вопрос заключается только в трудоемкости процесса.

Сложнее, если в организации не уцелело вообще ничего. Тогда первое, что необходимо установить, - какие хозяйственные операции должны получить свое подтверждение. В отношении приобретения и реализации товаров или услуг это делается через анализ движения денежных средств по расчетному счету организации. Данная информация получается от обслуживающего банка по запросу. На основе этого восстанавливается список контрагентов. Далее каждому из них направляются запросы с просьбой представить копии документов. К сожалению, в современных условиях бывает достаточно сложно найти контрагентов, с которыми организация работала год или два тому назад. При этом направление подобного запроса никоим образом не гарантирует положительный ответ на него. Поэтому зачастую восстановить удается только документооборот с постоянными партнерами. Еще сложнее с собственной «первичкой», особенно относящейся к кассе организации. По сути, здесь можно доверять только памяти. А дальше начинаются серьезные технические проблемы: кто-то уже уволен, кто-то просто не помнит, что было год-два назад, и отказывается что-либо подписывать.

На основе восстановленной документации заново формируются регистры бухгалтерского учета и отчетность. При этом если показатели не совпадут с ранее сдававшейся отчетностью (копии которой можно получить в налоговой инспекции), необходимо подавать уточненные данные в налоговую инспекцию. А это автоматически означает пересчет налогов. Делать это или надеяться, что у налоговой инспекции до организации «не дойдут руки», решать только налогоплательщику.

В заключение хотелось бы заметить, что и ликвидация или банкротство организации при утрате бухгалтерской документации не смогут помочь ее руководителю. В соответствии с пунктом 5 статьи 10 Федерального «руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении… либо если указанная информация искажена».

Сноски

Свернуть Показать

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

<или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

<или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

<или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
<или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.

От утраты бухгалтерских и налоговых документов не застрахован никто. Документы могут сгореть при пожаре, пострадать при транспортировке и т.п. Наконец, они могут быть просто украдены. К сожалению, далеко не все бухгалтеры знают, как избежать негативных последствий таких потерь.

По Федеральному закону от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность не менее пяти лет. Ответственность за несоблюдение этого требования несет руководитель предприятия. В случае нарушения с него можно взыскать штраф в размере от 20 до 30 МРОТ (ст. 15.11 КоАП РФ).
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для исчисления налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухучета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За совершение такого правонарушения предприятия наказываются по статье 120 НК РФ. С них взимается штраф в размере от 5 тысяч рублей до 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тысяч рублей.
Таким образом, за утрату бухгалтерских документов к ответственности может быть привлечена как сама организация, так и ее руководящие работники. Предприятия "отвечают" по Налоговому кодексу, а руководители - по административному. Но на практике потеря документов доставляет больше всего хлопот бухгалтеру.

Налоговики считают, фирмы платят

Оставшегося без документов налогоплательщика ждет не только штраф. Налоговики вправе обвинить его в отсутствии учета доходов и расходов и пересчитать уплаченные им суммы налогов на основе информации об аналогичных организациях (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговый кодекс не разъясняет, какие организации признаются аналогичными. Поэтому, рассчитывая налоги подобным образом, инспекторы продолжают руководствоваться порядком, утвержденным письмом Госналогслужбы России от 13 августа 1994 года № ВГ-4-13/94н.
Как правило, при выборе аналогичной организации учитывается ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки и среднесписочная численность работников. Иногда во внимание принимается общая стоимость основных средств.
Порядок расчета налогов "по аналогии" зависит от того, можно ли определить выручку налогоплательщика, утратившего документы или нет. Если возможно, то налогооблагаемую базу проверяемого предприятия исчисляют, умножив его выручку на расчетный коэффициент. В свою очередь этот коэффициент определяется делением облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку.
Если выручку предприятия установить нельзя, то налоговую базу рассчитывают, умножив численность его производственного персонала на коэффициент (частное от деления облагаемого дохода аналогичной организации на численность ее штата).
Заметим, что налоговики учитывают только недоплату налогов, выявленную в результате расчета "по аналогии". Полученная таким методом переплата во внимание не принимается.

Пример
В феврале 2002 года в офисе московской торговой фирмы ЗАО "Интерьер" произошел пожар. В результате сгорели все бухгалтерские и налоговые документы за 2001 год. В мае 2002 года на предприятии началась налоговая проверка. Инспекторы запросили документы, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налога на прибыль и НДС за 2001 год.
Из-за отсутствия запрашиваемых документов фирма не смогла выполнить требования налоговой инспекции. На этом основании проверяющие решили рассчитать причитающиеся с нее суммы налогов по аналогии со столичной фирмой ООО "Синтез", реализующей схожие товары и имеющей приблизительно ту же численность работников, что и ЗАО "Интерьер".
При исчислении налоговой базы проверяющие учитывали выручку ЗАО "Интерьер", указанную в декларациях. Порядок расчета налога на прибыль и НДС показан соответственно в таблицах 1 и 2. Из таблицы 1 видно, что при исчислении налога на прибыль была установлена недоплата в размере 39 000 рублей (361 000 - 322 000). На основании данных таблицы 2 налоговики сделали вывод о том, что сумма НДС была занижена как в каждом квартале, так и в целом за год. Общая сумма недоимки составила 7900 рублей (112 700 - 104 800).
В связи с этим сотрудники налоговой инспекции потребовали от ЗАО "Интерьер" доплатить суммы налогов и перечислить пени. Кроме того, предприятие было привлечено к налоговой ответственности по статье 122 НК РФ.

Таблица 1

Расчет налога на прибыль (руб.):

Таблица 2

Расчет НДС (руб.):

	ООО «Синтез»		ЗАО «Интерьер»
	Выручка от реализации	Сумма НДС	Выручка	Рассчитанный НДС	Заявленный НДС
I квартал	1 000 000	33 500	1 100 000	36 850 (1 100 000 x (33 500: 1 000 000))	36 300
II квартал	800 000	22 000	900 000	24 750 (900 000 x (22 000: 800 000))	21 000
III квартал	950 000	29 000	950 000	29 000 (950 000 x (29 000: 950 000))	28 500
IV квартал	750 000	19 500	850 000	22 100 (850 000 x (19 500: 750 000))	19 000
Итого:	3 500 000	104 000	3 800 000	112 700	104 800

Уважительные причины

Уплачивать штраф придется только той организации, которая виновна в потере первичных документов. Причем наличие умысла или неосторожности в ее действиях должны доказывать налоговики.
Фирма не несет ответственности за утрату документов, если она не могла обеспечить их сохранность. Однако помешать организации принять необходимые меры может только непреодолимая сила (форс-мажор). По статье 401 Гражданского кодекса таковой признается "чрезвычайное и непреодолимое при данных условиях обстоятельство" (авария, наводнение, ураган и т. д.). Вместе с тем нельзя считать форс-мажором пожар в здании, которое не было оборудовано средствами пожарной защиты (огнетушителями, сигнализацией и т. д.), или кражу из помещения, не предназначенного для хранения документов (производственный цех, товарный склад и т. д.).
Только официально подтвержденные факты пожара, аварии или кражи могут послужить основанием для освобождения предприятия от ответственности за утрату документов. Как зафиксировать форс-мажорное обстоятельство?
Сначала организации нужно получить официальное подтверждение произошедшего. Например, о пожаре свидетельствует акт, составленный органами пожарного надзора, о краже - справка из милиции о том, что от потерпевшего принято соответствующее заявление. После этого руководитель предприятия должен утвердить состав комиссии по расследованию причин случившегося. Как правило, к расследованию привлекаются представители государственной противопожарной службы, внутренних дел и других уполномоченных организаций. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105).
Одновременно с назначением комиссии организация обязана определить понесенные убытки, в том числе количество утраченных документов. Для этого придется провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
При выявлении крупного имущественного ущерба предприятие может признать чрезвычайную ситуацию событием, произошедшим после отчетной даты, и отразить ее последствия в бухгалтерской отчетности (ПБУ 798 "События после отчетной даты", утвержденное приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. № 56н). Однако обыкновенную потерю документов к крупному ущербу отнести нельзя. Это событие в отчетности не отражается.

С миру по нитке…

Налогоплательщик избежит пересчет налогов и уплату пеней, если восстановит утраченные бухгалтерские и налоговые документы. Порядок и сроки восстановления следует согласовать с налоговой инспекцией.
Пострадавшей организации нужно обратиться к своим контрагентам с тем, чтобы получить у них копии первичных документов (договоров, накладных и т. д.) и счетов-фактур. Также ей следует взять в банке выписки со счетов, свидетельствующие о движении денежных средств. Если на предприятии не велся компьютерный учет (или если его данные также утрачены), необходимо восстановить регистры бухгалтерского учета и рассчитать налоги.
К сожалению, восстановить удается далеко не все первичные документы и счета-фактуры. Например, это очень трудно сделать, если неизвестно местонахождение тех или иных партнеров по бизнесу. В таких ситуациях организация обязана пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы.
Впрочем, пострадавшая фирма имеет право перенести срок перечисления налогов. По статье 64 НК РФ организации, получившие ущерб в результате обстоятельств непреодолимой силы, могут получить отсрочку или рассрочку по одному или нескольким налогам на срок от одного до шести месяцев. Отсрочка предполагает перенос сроков перечисления всей суммы налогового платежа. Рассрочка предусматривает поэтапную уплату налога.
Для получения отсрочки или рассрочки по федеральным налогам налогоплательщик должен подать заявление в Минфин России, а по региональным и местным налогам - в финансовые управления субъектов РФ и муниципальных образований. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие факт причинения ущерба (например, акт пожарного надзора) и его размер (результаты инвентаризации).
В течение месяца после получения всех необходимых документов финансовое ведомство должно либо предоставить налогоплательщику отсрочку (рассрочку), либо отказать ему в этом.

Мария ИВАНОВА
Материал предоставлен журналом "Московский бухгалтер" Источник материала -

Нередки случаи, когда запрашиваемые инспекторами документы компания не может представить в силу объективных обстоятельств, например таких, как кража или хищение.

Позиция ревизоров в таких случаях всегда одинаковая – указанные обстоятельства не признаются уважительной причиной, после чего происходит привлечение фирмы к ответственности за совершение правонарушения, начисление штрафов, пеней, доначисление налога. Доказывать свою правоту и добросовестность организации приходится только в судебном порядке. Однако при этом необходимо понимать, что простое заявление о наступлении непредвиденных обстоятельств не будет рассматриваться как обстоятельство, исключающее ответственность фирмы за правильность Так, одна компания не представила счета-фактуры и другие во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность.

В итоге организации доначислен НДС и пени в размере более 120 млн рублей. Чтобы не повторять подобный печальный опыт, подготовьте аргументы в свою защиту заранее.

Прежде всего необходимо позаботиться о доказательствах в подтверждение добросовестного поведения. Анализ судебной практики в целом показывает, что понятие добросовестности доказывается следующими аргументами.

Непредвиденные обстоятельства

Руководство ООО в рассматриваемом выше споре утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за 2008–2011 годы. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя. Поэтому, как только в компании обнаружена пропажа, необходимо написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам. Если документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Поручите юристам проверить, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе. Так, в другом споре компания не смогла отстоять 70 млн рублей доначислений из-за ошибки в справке МЧС Там было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № Ф09-9606/15).

В любом случае документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Здесь нужно точное описание. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.

Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011). Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности.

Факт утраты

После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате.

Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

Так, во время проверки налоговики не досчитались на сумму 3,5 млн рублей. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию. Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22 декабря 2015 г. по делу № А60-10762/2015).

Попытка восстановить

Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.

Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).

Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).

Дополнительные действия

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность? Вот несколько аргументов.

Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).